とある団体でとある役員を引き受けることになりました。ほかの役員さんもお忙しい方ばかりですので、なんとか会議体を減らす方策を考えております。

ただ法律的にいろいろ制約の多い団体ですので、きちんと法に則った運用をおこなう必要があります。

監督官庁が最近は電磁的方法による会議体の運用も一部認めているようですので、ぜひそれに乗っかろうと考えています。

具体的な実装としては、この団体としてSNS機能をもつウェブサイト(ホームページ)を立ち上げるつもりです。茨木広告宣伝舎でもテストサイトで運用中のWordPressとBuddyPressとbbPressというプラグインで実装できそうです。

BuddyPressというプラグインはメンバー管理などのSNSを立ち上げるための基本機能を備えています。bbPressというプラグインは、フォーラム(掲示板)機能を実装できます。

そして一部のフォーラムを役員会専用にしてしまう予定です。ここのやりとりでほとんどの役員会を開催してしまえば、かなり会議の回数と時間を削減できるはずです。

こうすることで議事録のなどの配布も減らせるのではないかと思っています。整理整頓が大嫌いな自分としてはすべてデータ化することで紙はすべて捨てられるのもメリットです。

ただ年配の方を中心に電磁的方法に対応するだけのITスキルをもたない方もいるので、そのあたりのギャップをどう埋めていくかが課題です。

おそらく事前の電磁的方法での議案提示とウェブ(SNS)上での討論を行い、それからリアルでもういちど役員会を開催し、そこでの意見などをウェブにフィードバックして最終承認という流れになるのかもしれません。

リアルの役員会も文書で持ち回りにすれば事務方の負担は増えますが、会議体は減らせるのかもしれません。

引継ぎにむけていろいろ検討しておきたいと思います。

WordPress+BuddyPress+bbPressで会議を減らそう

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